Como organizar seu evento: O PROJETO

Tudo na vida precisa de um projeto para dar certo. Não existe o acaso. Se você não faz projetos vai perder tempo, gastar mais, correr mais riscos e pode não obter resultados. Com projetos fica tudo mais fácil.

Um evento motoclubista precisa estar no papel e você não faz um projeto só, não. Faz vários dentro de um principal.

O primeiro projeto a fazer é o do evento. Nele devem estar cenário (momento atual e futuro), justificativa, objetivo, metas e plano de ação. Não é demais definir a personalidade do seu evento que envolveria a missão do evento, a visão que o grupo tem da ação, valores. Tudo isso será seu balizador interno para conferir se sempre estará no foco do evento e se você está indo no rumo certo.

Definido isso você precisa criar as células do evento. Vamos a um exemplo simples. O evento que vai fazer terá receptivo, inscrições, shows, camping e 0800. Cada uma dessas células é um outro projeto que chamados de plano de ação. E cada célula tem sua missão, central de custos, quantidade de pessoas, duração, ações de capacitação e recrutamento de pessoas, metas e resultados esperados, bem como indicadores de desempenho.

Parece complexo? Sim, é complexo e demorado. É a parte mais importante do evento. Se o projeto sair com falhas ou incompleto os erros vão aparecer e mesmo que seu projeto seja perfeito, saiba que ele não dará totalmente certo por que você irá trabalhar com pessoas e ferramentas e eles falharão, com certeza. Mas até isso pode ser previsto e corrigido até mesmo com o evento em andamento – é o chamado Plano B.

Será necessário ter definido a captação e para isso terá que fazer um projeto para captar recursos. Terá ainda que fazer um plano de ação de marketing e como todo plano de ação você terá que responder a várias perguntas, tipo: O que será feito? Como será feito? Quem fará? Onde acontecerá? Quando acontecerá? E Por que deverá ser assim? Além disso, você terá que ter também a sua planilha de custos muito bem feita. Todas essas células precisam ser unidas no grande projeto como capítulos ou células e cada célula tem seu coordenador. Ao montar o projeto administrando por células você vai falar com menos pessoas e perder menos tempo, pois o importante é conferir o andamento e se o resultado final, meta e objetivos serão atingidos.

Fica mais fácil, mas não menos complexo. Depois que você monta um do ‘zero’ vai ver que fica tudo menos arriscado do que como fazia antes. O projeto não pode ter pressa e por isso leva mais tempo. Já dizem que se gasta 80% no planejamento e 20% executando. É mais ou menos isso e nunca menos do que isso.

Tudo, mas tudo tem de estar no papel. Você terá que ter plano de marketing, plano financeiro, plano de captação enfim, vários. Há os planos comuns que se inter-relacionam como as células de 0800 com receptivo e inscrição. Já o plano de shows estará relacionado a célula de estrutura que também se relaciona com o marketing. A justificativa e o cenário, juntos com os valores éticos e morais do evento, fazem parte dos ingredientes que irão compor a marca e o slogan.

Confesso que a parte que mais gosto é montar o projeto. É ali que eu sei se será um evento bom ou apenas dentro do padrão. Mas é importante dar algumas dicas:

1 – Junte todas as informações e estude tudo

2 – Conheça a cidade e tudo que ela pode oferecer

3 – Veja a rede hoteleira e a quantidade de leitos

4 – Defina um orçamento ideal e um orçamento possível e um orçamento contingenciado. Você poderá alterar o projeto sem ter que mexer na missão.

5 – Só divulgue aquilo que está pago ou que o dinheiro já está confirmado.

6 – O plano financeiro que terá as fontes de receita e as despesas deve ser entregue a um especialista. Sempre tem um motociclista que também é contador. Peça ajuda!

7 – Monte cada célula de forma separada e depois reúna os coordenadores para que eles entendam o papel de cada um e administre os conflitos. Normalmente o modelo de administrar por células, conflitos raramente acontecem, pois as reuniões são individuais e todos estarão muito ocupados com as suas missões para preocuparem-se em dar pitacos nas células dos outros.

8 – Dica de ouro: NINGUÉM FAZ NADA SOZINHO! Não existe essa de não precisar de nada e nem de ninguém, pois você não é e nunca será bom em tudo. Portanto, saiba tratar as pessoas, principalmente os voluntários. Eles valem em dobro. E nunca deixe a vaidade subir à cabeça. Também saiba compartilhar conhecimento. Não tenha medo. Um dos segredos da liderança é compartilhar conhecimento, aprimorar-se e saber a hora de sair. Comandar e mandar nada tem a ver com liderança.

9 – Se você não está familiarizado com projetos peça a ajuda de alguém para fazê-lo. Faça um curso no Sebrae, Senac ou em alguma empresa especializada. Vale a pena e serve para tudo na vida. Há vários cursos bons e baratos. Outros são grátis. Pesquise, aprenda e aplique. É sempre bom, pelo menos na primeira vez, contratar alguém para ajudar a assessorá-lo; uma espécie de coaching. Depois que pegar o jeito, você segue sozinho.

10 – Você vai errar. Isto é certo. Mas enquanto estiver na fase de projeto os ajustes não geram prejuízos.

Por melhor que seja o seu evento os erros existirão e as críticas também. Receba todos os elogios, curta-os e os divida com a sua equipe. Vale lembrar que quem comanda todas as células é a pessoa que mais aparece e, portanto, a que mais será lembrada por ocasião, principalmente, das críticas. Saiba lidar com isso. Mas este será o nosso próximo assunto.

Bom evento! Por que o melhor evento do mundo é o seu!

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O Você e Sua Moto produziu três edições do Iguatu Moto Fest e uma edição do Iguatu Moto Week – o maior evento motoclubista do Ceará. Na lista existem os motoindoor de Quixadá (em parceria com Motosnet)  e Ubajara; a série de eventos experimentais The Eagle Bike Show, Eusébio Moto Fest 2015, Iguatemi Biker for Like, Outbikers Off Outlet, Várzea Alegre Moto Fest dentre outros voltados para o mototurismo e eventos de ações sociais. Nossa intenção com esta série de matérias é ajudar com dicas importantes para que seu evento motoclubista seja um sucesso.